Ръчната работа, която се повтаря всяка седмица.
Оферти, договори, седмични справки, заявки за одобрение: работа, която следва едни и същи правила и въпреки това се върши на ръка. VertaStack изгражда системата, която я поема. Не е готов продукт с абонамент, а проект за процеса ви.
Четири места, където работата още минава през човек.
Едни и същи числа се преписват на ръка от една таблица в друга всеки ден, защото системите зад тях не са свързани.
Седмичната справка се сглобява на ръка от няколко таблици и отнема половин работен ден.
Всяка оферта се пише отначало, макар около 90% от съдържанието ѝ да съвпада с предишната оферта.
Три отдела водят един и същ списък поотделно и всяка среща започва със сверяване на три различни версии.
Един екип. На всяка стъпка.
Заданието, разработката, поддръжката и промените после минават през един и същ екип.
Наблюдаваме работата на място
Прекарваме един ден с хората, които я вършат, и записваме всяка стъпка: кой какво отваря, къде се преписва, къде се чака. Техническо задание не е необходимо.
Отсяваме кое подлежи на автоматизация
Не всичко си струва. Преди разработката получавате ясен отговор кои стъпки отпадат, кои остават за човек и какво спестява всяка от тях.
Изграждаме и пускаме
Първата работеща част тръгва с истинските ви данни до няколко седмици. Старият начин работи успоредно, докато новият докаже, че върши работа. Работата не се преотстъпва на подизпълнители.
Поддържаме и променяме
Хостинг, обновявания, сигурност и мониторинг остават при нас. Промените минават през същия екип, който е изградил системата.
Работа, която най-често поемаме.
Оферти
Системата съставя офертата от каталога ви, от цените и от отстъпките, договорени с конкретния клиент, в документа, който вече използвате. Търговецът проверява цената и добавя специфичното за сделката.
Договори и придружаващи документи
Договорите и приложенията се попълват от данните, които вече имате, вместо да се копират от предишен документ. Проверката се свежда до това, което се различава от стандартния текст.
Седмични и месечни справки
Системата събира справката от източниците, които вече съдържат числата, и я публикува преди началото на седмицата. Половината работен ден за сглобяване отпада, а срещата започва от това какво показват числата.
Заявки, одобрения и рекламации
Системата насочва заявката към човека, който трябва да я одобри, изпраща напомняне и записва кой какво е одобрил и кога. За хората остава решението, а не подсещането.
Кога е готов продукт и кога е проект.
VertaPilot
Готовият продукт вече съществува. VertaStream, системата за синхронизация, държи наличностите и цените еднакви навсякъде, където продавате. VertaPilot чете документите от доставчици, пише продуктовите описания, показва какво да заредите и още същия ден сигнализира, когато нещо не е наред. Абонирате се, свързваме го със системите ви и той тръгва.
Автоматизация на ръчна работа
Автоматизацията е проект. Такава система не съществува предварително, защото този процес се среща само във вашата фирма. Наблюдаваме как работите и изграждаме системата за него. Отнема седмици, не дни. Ако готовите продукти покриват работата, започваме оттам. Проект е, когато работата се върши само във вашата фирма и по свой начин.
Работата ни отблизо.
Производство
Проблем
Справката за производството, която ръководството чете в понеделник сутрин, се сглобяваше на ръка от три места: ERP-то, данните от машините и две таблици, водени от смените. Двама души отделяха по-голямата част от петъка и част от понеделника, а на срещата се спореше за числата, вместо да се работи по тях.
Решение
Трите източника се изтеглят по график, сверяват се един срещу друг и справката се публикува преди началото на първата смяна. Там, където източниците се разминават, справката го казва, вместо мълчаливо да избере един. Никой не сглобява нищо, а спорът на срещата вече е за производството, а не за числата.
Резултати
Застраховане
Проблем
Всяка полица, която се нуждаеше от второ мнение, пътуваше по имейл. Кой я държи, откога и какво е решил, живееше в лични пощи. Преписки стояха с дни, защото никой не знаеше, че чакат, а проверка означаваше да се моли всеки да си претърси пощата.
Решение
Преписките се проверяват за пълнота при пристигане, насочват се към този, който трябва да ги види, и всяка стъпка се отбелязва с час. Решението остава при андеррайтера. Промени се това, че опашката се вижда, чакането се мери, а следата се пише в движение, вместо да се възстановява после.
Резултати
Първата стъпка е кратък разговор.
Отговаряме до 24 часа. Подробно задание не е необходимо предварително.